تعلم كيفية كتابة خطاب توصية للمنح الدراسية Recommendation Letter

أولا ما هو خطاب التوصية: 

خطاب التوصية للمنح الدراسية أو كما يعرف أحياناً بخطاب الترشيح “Recommendation Letter” يُكتب عادة للشهادة لشخص ما بأن لديه مهارات معينة، أو صفات شخصية محمودة، وخطاب التوصية لا يمكن أن يكتبه الطالب المتقدم للجامعة بنفسه، لكن يكتبه شخص أخر.

ويعرف خطاب التوصية ايضا بأنه رسائل يكتبها شخص موثوق، وذو خبرة في مجال معين، يوضح فيها مهارات وكفاءات الشخص المتقدم لشغل وظيفة، أو تدريب، أو منحة دراسية أ وغيرها، 

وتعد رسالة التوصية أداة هامة لتساعد أصحاب العمل أو الجامعات أو المؤسسات على تقييم المواهب والكفاءات واختيار الأفضل من بين المتقدمين.

ما الهدف من كتابة خطاب التوصية للمنح الدراسية ؟

ما الهدف من خطاب التوصية للمنح الدراسية ؟ يحرص الكثير من الأشخاص على التعرف على الهدف من كتابة خطاب التوصية، إذ يقابلها كثيراً عندما يتقدم لشغل وظيفة جديدة، أو التقديم لمنحة دراسية، أو التقديم للجامعات.

وتهدف رسالة التوصية إلى تقديم توصية رسمية ومكتوبة من قبل صاحب عمل أو مدير سابق، عميل، أومٌدرس، أو مشرف أكاديمي، أو أي شخص يعرفك جيداً، ويمكنه تقييم قدراتك ومهاراتك وأدائك في العمل، بهدف تمثيل دعم إضافي لتقييم قدراتك أمام صاحب العمل وللتقديم على منحة دراسية.

وتتسم رسالة التوصية بأنها تعكس التجربة الشخصية للشخص الذي يقوم بكتابتها معك، وتقدم لصاحب العمل، أو المؤسسة، أو الجامعة، التي ترغب في الانضمام لها، صورة شاملة عن مهارات المتقدم.

 

 

من يكتب خطاب التوصية:

إن الشخص الذى تختاره لكى يكتب لك خطاب التوصية اللازم لإتمام أوراقك والإلتحاق بالجامعة أو الكلية يجب أن يكون شخص تعرفه جيداً بصورة أو بأخرى. يمكن مثلاً أن تطلب من أستاذك الجامعى أن يكتب لك خطاب التوصية الخاص بك إذا كنت تعرفه ويعرفك جيداَ ويعرف صفاتك الشخصية الإيجابية.

و يمكن ان يكون المسئول عن كتابة رسالة توصية لك، هو شخص يعرفك جيداً، ولديه خبرة كبيرة في مجال عملك، أو دراستك، أو المجال المطلوب رسالة توصية فيه,

ويمكن أن يكون كاتب رسائل التوصية مديرك السابق في العمل، أو استاذك في الجامعة، أو المشرف على رسالة الماجستير أو الدكتوراه الخاصة بك، أو زميلك في العمل، والذي قمت بالعمل معه في مشروع معين.

 

إذن كيف يكتب خطاب التوصية الخاص بك:

بما أنك أنشأت علاقة قوية مع أستاذك الجامعى أو مدرسك الخاص أو مشرفك العام ، هذا هو الوقت لتطلب خطاب التوصية (letter of recommendation).

بينما الممارسه القياسية هى للمؤيدين ليكتبوا خطابات التوصية الخاصة بهم ، أصبح شائع بشكل متزايد للأفراد الذين يعانوا من نقص الوقت أن يطلبوا منك أن تخط المسودة الأولى من الخطاب بنفسك ، هذة فرصة مدهشة لك لتتأكد أنك حصلت على خطاب توصية يسلط الضوء على الخبرات والمهارات التى لديك لتعرضها.

كيقية كتابة خطاب التوصية للمنح الدراسية

• اعد مخطط تمهيدى لخطابك عن طريق عمل كشف بقدراتك وأمكانياتك ومهاراتك؛ أختار بعض من تلك لتسلط الضوء عليها فى خطابك.

•  ايضاً يجب أن تختار أثنين أو ثلاثة أمثلة محددة عن أدائك ليستطيع مؤيدك أن يختبر ذلك.( فأنه لا تعنى شيئاً لأستاذك الجامعى لتتحدث عن التفاصيل الخاصة بأداء وظيفتك الصيفية). على الأقل أنجاز وحيد تم مناقشتة فى خطابك يجب أن يكون مرتبط بطريقة مباشرة بخبرتك مع المؤيد أو الواصى: على سبيل المثال، وثيقة الفصل الدراسى A+ التى كتبتها أو مشاركة دفعتك الدراسية النشطة والفعالة. على أى حال . أنه حسناً أن تتطرق إلى الأنشطة ذات الصلة التى لم يتم الأشراف عليها مباشرة عن طريق مؤيدك.

• أستخدم الضمير الصحيح ؛قد تشعر بالغرابة بعض الشىء ، ولكن تذكر أن الخطاب يجب أن يكتب بضمير مؤيدك؛ هذا يعنى أنك يجب أن تشير إلى نفسك كشخص ثالث.

• ابدأ الخطاب بوضع الغرض من الخطاب والقدرة التى من خلالها يعرفك مؤيدك. على سبيل المثال . ” من دواعى سرورى أن أرشح جان سميث للقبول لبرنامج الدراسات العليا. لقد عرفت جان لحوالى أربعة سنوات ، أثناء هذة المدة كان طالبت بالأضافة إلى مساعد مدرس لمقدمتى عن كورس علم النفس”.

• لا تكن خجولاً. الغرض من خطاب التوصية (The recommendation letter) هو أن تسلط الضوء على أفضل مميزاتك فى معظم النوافذ الأيجابية الممكنة؛ الأن ليس هو الوقت لتكون خجولاً؛ كن محدداً عن المهارات وكلما كان ممكناً ، قدم قياسات تنافسية لانجازاتك.

على سبيل المثال ، بالرغم من الكتابة ، ” جان كانت طالبة مدهشة فى ندوتى عن علم النفس السريرى (Clinical Psychology Seminar)،”  ” فى فصل مكون من حوالى 50 طالب ، جان كسبت التقدير الأعلى فى علم النفس السريرى”.

 

 

اللغة التي تُكتب بها خطاب التوصية للمنح الدراسية

يحرص الكثير من الأشخاص على التعرف على اللغة التي تكتب بها خطابات التوصية للمنح الدراسية، ويٌجدر الإشارة إلى أن رسالة التوصية يمكن أن تٌكتب باللغة التي يفضلها الشخص الذي يكتب الرسالة.

ويفضل الكثير أن تكون خطاب التوصية باللغة الإنجليزية، خاصة عندما تقدم لشغل وظيفة في شركة عالمية، أو التقدم لمنحة  دراسية في دولة ناطقة باللغة الإنجليزية.

والجدير بالذكر رسالة التوصية يجب أن تُكتب بشكل رسمي وواضح، يسهل فهمه، مع تجنب اللغة العامية، أو الألفاظ الغير ملائمة.

 

أنواع خطابات التوصية

 ما هي خطابات التوصية وانواعها ؟.. يتساءل الكثير من الأشخاص عن خطابات التوصية، وأنواعه المختلفة، حيث تتعدد أنواع رسائل التوصية وفقاً الغرض منها، والجهة التي تصدرها.

وفيما يلي، نبرز أنواع رسائل التوصية:

الأكاديمية 

تستخدم عند التقديم للحصول على البرامج الأكاديمية، أو الدراسية، وتتضمن توصيف قدرات المتقدم الأكاديمية والتحصيلية والعلمية.

الوظيفية

تستخدم عند التقديم لشغل وظيفة ما، وتتضمن وصف قدرات المتقدم في المجال الوظيفي المطلوب.

الشخصية

تستخدم عند التقديم على فرص شخصية مثل الحصول على منح وجوائز وغيرها، وتحتوي على وصف مهارات المتقدم.

رسائل التوصية من الزملاء

تيم كتابتها من قبل زملاء العمل، أو الطلاب الذين يعملون أو يدرسون مع المتقدم، وتتضمن وصف قدراته المهنية، ومهاراته، ودقة أدائه في العمل أو الدراسة.

رسائل التوصية من المدارس

يقدمها المدراء السابقون الذين عمل معهم المتقدم، وتشمل وصف أداء المتقدم في العمل، ومدى درايته في إدارة المسؤوليات والمشاريع.

 

خطوات كتابة خطابات التوصية 

ما هي خطوات كتابه خطاب التوصية للمنح الدراسية؟ يتساءل الكثير من الراغبين من التقديم لعمل جديد، أو الطلاب الراغبين في الحصول على منحة دراسية عن رسالة التوصية، ويحرص الكثير من الأشخاص على مطالعة خطوات كتابة رسائل التوصية، حتى يتمكنوا من تقديم رسالة توصية بشكل محترف.

فيما يلي، نبرز خطوات كتابة رسالة التوصية :

1. التعرف على المستفيد

 يجب التعرف على المستفيد من رسالة التوصية، والغرض منها، والمعلومات التي يحتاجها، قبل بدء الكتابة.

2. التعريف بالنفس

 يجب بدء رسائل التوصية بالتحية، و التعريف بالنفس، و العلاقة التي تجمعك المستفيد من الخطاب.

3. وصف المستفيد

يجب وصف المستفيد من رسالة رالتوصية بدقة ووضوح، من خلال ذكر الصفات، والمهارات التي يتمتع بها، والإنجازات التي حققها في الماضي.

       4. إعطاء أمثلة

يجب دعم توصيف مهارات المستفيد بأمثلة على الإنجازات التي حققها.

     5. ذكر القدرات والمهارات 

يجب ذكر القدرات والمهارات التي يحتاجها المستفيد من خطاب التوصية لتحقيق الهدف المطلوب.

      6. الختام والتوقيع

يجب إنهاء الخطاب بتمنيات جيدة للمستفيد من رسالة التوصية، والتوقيع بأسمك ومعلومات الاتصال الخاصة بك للتواصل عند الحاجة للمزيد من المعلومات.

 

الفرق بين خطاب التوصية والخطاب الجامعي

ما هي خطابات التوصية وما الفرق بينها وبين الخطابات الجامعية، حيث يختلف خطاب التوصية عن الخطاب الجامعي في العديد من الجوانب بناءً على الغرض والمحتوى والشكل.

وفيما يلي نوضح أبرز الفروق بين خطابات التوصية والخطاب الجامعي:

1- الغرض

خطاب التوصية يستخدم لعرض الحصول على وظيفة ما، أو قبول جامعي، أو القبول الجامعي، أو الالتحاق ببرنامج تدريبي.

يُستخدم لتكريم الخريجين أو تشجيع الطلاب على العمل الجاد في المناسبات الرسمية في الجامعات، مثل حفل التخرج.

2- المحتوى

خطابات التوصية تعتمد على وصف المهارات والقدرات والإنجازات الشخصية الموصى بها، ويقدم توصية إيجابية بشأنه.

الخطاب الجامعي يعتمد على تسليط الضوء على موضوع المناسبة، وتحفيز المستمعين.

3- الشكل

خطاب التوصية يتكون من فقرات منفصلة عن بعضها بهدف عرض المعلومات المطلوبة بشكل منسق ومرتب، وقد تكون صفحة أو صفحتين.

الخطاب الجامعي يتميز بشكله الرسمي، ويتكون من المقدمة، والجسم، والخاتمة، كما يتميز بالترتيب والتنظيم والتدقيق في التفاصيل.

 

اهم النصائح للحصول على خطاب توصيه للمنح الدراسية مميز

إليك أهم النصائح التي تمكنك من الحصول على خطاب توصية مميز:

1. اختيار الأشخاص القادرين على تقديم توصيات قوية وإيجابية.

2.  تزويد الموصين بمعلومات واضحة ودقيقة.

3.  طلب التوصية في وقت مبكر بما يكفي للمفوض كتابة رسالة موثقة.

4.  تذكير الموصين بموعد تقديم التوصية.

5.  إتاحة الوقت الكافي للموصي لكتابة رسالة التوصية وشكرهم على وقتهم.

6.  التأكد من صحة المعلومات الواردة في رسالة التوصية.

7.  الحرص على الأخلاق المهنية وعدم طلب توصيات غير صادقة أو مضللة.

تعتبر خطابات التوصية أداة قوية لتعزيز فرص الحصول على فرصة عمل أو تقديم لبرنامج دراسي. إذ تمثل تقييماً صريحاً للمهارات والقدرات والخبرات السابقة للشخص. 

وعند الإجابة عن تساؤل ما هو خطاب التوصية للمنح الدراسية؟ يجب التنويه إلى أهمية أن تكون هذه التوصيات مبنية على علاقات موثوقة ومؤسسة، وينبغي على الأفراد الذين يطلبون التوصيات الحرص على اختيار الأشخاص المناسبين لكتابتها، وتزويدهم بالمعلومات اللازمة حول البرنامج الدراسي أو الوظيفة المطلوبة.

 

 أبرز الأسئلة الشائعة عن خطاب التوصية للمنح الدراسية

ما هي خطابات التوصية للمنح الدراسية ؟

رسالة تُكتب بواسطة شخص موثوق به مثل أستاذ جامعي، أو مدير مدرسة، أو مشرف عمل بهدف توضيح الطالب المتقدم للمنحة يستحقها أم لا.

كيف اخذ توصية من دكتور؟

يجب اختيار الدكتور المناسب، والتواصل مع الدكتور وإبلاغه بطلبك وتزويده بكافة التفاصيل، والموعد النهائي للحصول عليها.

كيف احصل على  رسالة توصية مميزه ؟

اختيار الموصي المناسب، وتوضيح الغرض من الحصول على خطاب التوصية، وتزويد الموفد بالمعلومات اللازمة، والتحقق من المواعيد النهائية.

نماذج رسالة توصية باللغة الإنجليزية:

• Recommendation letter 1
• Recommendation letter 2
• Recommendation letter for scholarship 3
• Recommendation letter for scholarship 4
• Recommendation letter for scholarship 5