9 من ابرز مهارات التواصل الفعال في مكان العمل  

 

 

هل تبحث عن طرق لتحسين التواصل مع فريقك؟ يتطلب كونك مدير مهارات اتصال استثنائية لإدارة وتحفيز موظفيك. في منشور المدونة هذا، سنناقش بعض النصائح الأساسية حول كيفية تحسين مهارات الاتصال الإداري لديك.

هناك عدد من المهارات الأساسية للتواصل الفعال في مكان العمل. يتضمن ذلك القدرة على الاستماع بانتباه، والتحدث بطريقة واضحة وموجزة، وإظهار موقف إيجابي. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن يكون المديرون قادرين على بناء علاقات مع الموظفين وفهم أنماطهم الفردية. من خلال اتخاذ هذه الخطوات الأساسية، يمكن للمديرين تنفيذ واجباتهم بفعالية.

النصائح الأساسية حول كيفية تحسين مهارات الاتصال الإداري

•  بناء الوئام

عندما يتعلق الأمر ببناء الانسجام داخل الفريق، فمن المهم للمديرين أن يفهموا شخصية مرؤوسيهم. للقيام بذلك، يحتاج المديرون إلى أن يكونوا قادرين على التواصل بشكل فعال. هذا يعني أن تكون قادرًا على نقل ما تريد بطريقة ممتعة وذات صلة بالشخص الذي تتحدث إليه. فيما يلي ست خطوات ستساعدك على تحسين مهارات الاتصال لديك.

1. انتبه إلى لغة الجسد.

تعد لغة الجسد جزءًا مهمًا من التواصل، ويمكن أن تخبرك كثيرًا عن مزاج الشخص وحالته العقلية. انتبه للطريقة التي يجلس بها الشخص ويقف ويومئ، واستخدم هذه المعلومات لصالحك عند التواصل معه.

2. تعرف على اهتماماتهم وهواياتهم.

من المرجح أن يستمع الأشخاص بانتباه عندما يشعرون أن لديهم شيء مشترك مع المتحدث. إذا تمكنت من التعرف على اهتمامات الفرد وهواياته، فستتمكن من بناء علاقة أوثق معهم وتجعلهم أكثر عرضة للاستماع إلى ما تريد قوله.

3. كن على علم بالوضع في متناول اليد.

عندما تتواصل مع شخص ما، كن على دراية بالموقف الحالي. هذا يعني أن تكون على دراية بالسياق الحالي وما يحدث حول الشخص الذي تتحدث إليه. سيساعدك هذا على تكييف اتصالك خصيصًا مع الموقف وجعله أكثر فاعلية.

4. استخدام قنوات اتصال فعالة.

لا يشعر جميع الأشخاص بالراحة عند التحدث بصراحة عن مشاعرهم، مما قد يؤدي إلى سوء التفاهم بين المديرين والمرؤوسين. عند التواصل مع شخص ما، استخدم القنوات المناسبة - مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الاجتماعات وجهًا لوجه - وتأكد من أنهم مرتاحون لطرق الاتصال هذه.

5. تجنب أشياء السكر.

ينظر الكثير من الناس إلى طلاء السكر على أنه شكل من أشكال التلاعب، والذي يمكن أن يأتي بنتائج عكسية بشكل مذهل في مثل هذه المواقف. كن صادقًا عند التواصل مع شخص ما

 

• تعرف على الحواجز وتغلب عليها بهدوء

هناك بعض العوائق التي يمكن أن تعيق التواصل الجيد، ويجب أن تكون على دراية بها من أجل التغلب عليها بهدوء. فيما يلي خمسة من أكثر الحواجز شيوعًا وكيفية التغلب عليها:

1. سوء التفاهم.

قد يكون فهم ما يقوله الشخص الآخر أمرًا صعبًا عندما يكون هناك حاجز لغوي. خذ الوقت الكافي لتوضيح ما قيل، وتجنب الحديث بسرعة.

2. المواجهة.

عندما تتصاعد المشاعر، من السهل المواجهة. كن عقلانيًا وحاول تجنب الخلافات تمامًا. بدلاً من ذلك، ركز على حل المشكلة المطروحة.

3. الجهل.

إذا لم تكن معتادًا على الموضوع المطروح، فستجد صعوبة في التواصل. ابذل جهدًا للتعرف على المعلومات قبل التحدث.

4. انعدام الثقة.

إذا كنت لا تثق في الشخص الذي تتواصل معه، فسيكون من الصعب عليك الانفتاح. بناء الثقة من خلال الصدق والاستماع بعناية.

5. القلق.

عندما يعيق القلق طريق التواصل، قد يكون من الصعب التعبير عن أفكارك ومشاعرك. حاول الاسترخاء والتركيز على ما تريد قوله.

 

• فهم الأنماط المختلفة

هناك خمسة أساليب اتصال مختلفة، وكمدير، من المهم بالنسبة لك أن تفهم النمط الذي من المرجح أن يستخدمه موظفوك.

الأنماط الخمسة هي:

مباشر: يُستخدم هذا النمط عندما تريد أن تكون واضحًا ومختصرًا. غالبًا ما يكون الاتصال المباشر فظًا ولا ينضب، مما قد يكون من الصعب على الموظفين استقباله.

غير مباشر: الاتصال غير المباشر أكثر تعقيدًا من الاتصال المباشر. إنه ينطوي على وضع افتراضات وبناء حتى النقطة التي تقول فيها أخيرًا ما تقصده. قد يكون من الصعب على الموظفين فهم هذا النوع من الاتصال، ولكن يمكن أن يكون أكثر فاعلية لأنه يسمح بمزيد من المناقشة والتفاوض.

الصراع: يستخدم الاتصال المتضارب عندما يكون هناك خلاف حول الحقائق. غالبًا ما ينتج عن هذا النوع من التواصل العداء والغضب والإحباط.

تعاوني: يتم استخدام التواصل التعاوني عندما يكون هناك هدف تعاوني يجب تحقيقه. يركز هذا النوع من التواصل على فهم منظور كل شخص والتوصل إلى توافق في الآراء. قد يكون من الصعب تحقيقه، ولكن يمكن أن يكون ناجحًا للغاية عندما يكون الطرفان على استعداد للتعاون.

المراقب: يتم استخدام أسلوب المراقب عندما تريد معرفة المزيد عن شخص ما أو عندما لا تشارك في المحادثة. هذا النوع من الاتصال سلبي ويسمح للشخص الآخر بالتحكم في المحادثة.

 

• الاستماع

لكي تكون مديرًا رائعًا، فأنت بحاجة إلى مهارات اتصال جيدة. فيما يلي خمس طرق لتحسين مهارات الاستماع لديك:

1. اخماد البلاك بيري.

عندما تحاول الاستماع إلى شخص آخر، من المهم أن تترك هاتفك جانباً. يتدخل الهاتف في قدرتك على التركيز على الشخص المتحدث، ويمكن أن يشتت انتباهك بالفعل. بالإضافة إلى ذلك، لن تتمكن من تدوين الملاحظات أو تدوين أي ملاحظات أخرى أثناء الاستماع.

2. ممارسة الاستماع النشط.

الاستماع الفعال هو أحد أهم مهارات الاتصال الموجودة. إنه جزء حيوي من كونك مديرًا جيدًا لأنه يساعدك على فهم الرسالة بأكملها، وليس المحتوى فقط. للقيام بالاستماع الفعال، انتبه ليس فقط لما يقوله أعضاء فريقك، ولكن أيضًا للغة جسدهم وكيف يتفاعلون. سيساعدك هذا على فهم مشاعرهم ودوافعهم بشكل أفضل.

3. كن قدوة حسنة.

أفضل طريقة لتعليم الآخرين كيفية التواصل بشكل فعال هي أن تصمم السلوك بنفسك. إذا كنت تريد أن يستمع أعضاء فريقك بانتباه، فحاول أن تفعل الشيء نفسه عندما تتحدث معهم. لا تقم بمهام متعددة وحاول القيام بأمرين في وقت واحد - فهذا يجعل الأمر صعبًا على جميع المشاركين في المحادثة.

4. تجنب إعطاء النصائح غير المرغوب فيها.

من المغري تقديم نصيحة غير مرغوب فيها عندما تسمع شيئًا يثير قلقك، لكن هذه ليست أفضل طريقة للقيام بذلك. انتظر حتى يطلب عضو فريقك رأيك بالفعل قبل إعطائه لهم. بهذه الطريقة، يعرفون أنك تستمع وأنه يمكنهم الوثوق في أن لديك مصالحهم الفضلى في قلبك.

5. خصص وقتًا للتواصل.

من أهم الأشياء التي يمكن للمدير الجيد القيام بها هو تخصيص وقت للتواصل. هذا يعني تخصيص وقت كل يوم أو أسبوع للتحدث مع أعضاء فريقك وموظفيك. سيساعد هذا في بناء الثقة وتعزيز بيئة عمل منتجة.

 

• اضبط السياق

هناك بعض المهارات الأساسية التي يحتاجها كل مدير من أجل التواصل الفعال مع فريقه. في هذه المقالة، سنحدد ثماني مهارات اتصال حيوية ستساعدك على بناء الثقة والعلاقة مع فريقك. لذا، سواء كنت تحاول حل نزاع أو مجرد مناقشة، فإن هذه المهارات ستساعدك على إنجاز المهمة.

1. الاستماع الفعال.

عندما تحاول التواصل مع شخص ما، من المهم أن تستمع بنشاط. هذا يعني أنك تركز على ما يقوله الشخص الآخر، بدلاً من التفكير فيما ستقوله بعد ذلك. من خلال الانتباه، ستبني الثقة والتفاهم بينك وبين أعضاء فريقك.

2. الخطابة.

قد يكون التحدث أمام الجمهور أمرًا شاقًا للعديد من الأشخاص، ولكنه مهارة أساسية للمديرين. كقائد، تقع على عاتقك مسؤولية أن تكون قادرًا على التواصل بفعالية مع جمهور كبير. هذا يعني أن تكون قادرًا على التحدث أمام مجموعات من الناس، والتواصل بالعين، والبقاء على المسار الصحيح. من خلال ممارسة التحدث أمام الجمهور بانتظام، لن تقوم فقط بتحسين مهارات الاتصال الخاصة بك، ولكن أيضًا ستبني الثقة والتوازن أمام الآخرين.

3. بناء العلاقات.

أحد أهم جوانب كونك مديرًا هو بناء علاقات مع أعضاء فريقك. تُبنى العلاقات من خلال التواصل والتعاون الصادقين. من خلال الانفتاح والصدق مع أعضاء فريقك، ستضمن حصولهم على الثقة اللازمة للعمل معًا بنجاح.

4. حل النزاعات بالطرق السلمية.

يمكن أن تكون النزاعات أمرًا لا مفر منه في أي مكان في مكان العمل، ولكن يمكن حلها سلميًا إذا تمت إدارتها بشكل صحيح. أولاً، حدد جذر الصراع. بمجرد أن تعرف سبب المشكلة، يمكنك البدء في معالجتها بطريقة بناءة. يتضمن هذا الاستماع باهتمام إلى كلا جانبي القصة والتوصل إلى حل يمكن للجميع الاتفاق عليه.

5. بناء الثقة والألفة.

بناء الثقة والألفة أمر ضروري لأية علاقة ناجحة. 

 

• اسأل أسئلة توضيحية

سواء كنت مديرًا أم لا، من المهم أن تكون لديك مهارات اتصال. يمكن أن تساعد الأسئلة التوضيحية في التأكد من أنك تفهم ما يقوله المرشحون، وأنهم يفهمون ما تقوله. إليك بعض النصائح لطرح أسئلة توضيحية:

1. اطرح أسئلة مفتوحة. تسمح هذه الأسئلة للمرشح بالتوسع في أفكاره دون التقيد بإجابة محددة. على سبيل المثال، "هل يمكنك إخباري بالمزيد عما تعنيه بذلك؟" أو "ما رأيك الذي أدى إلى الصراع؟"

2. انتبه إلى لغة جسد المرشحين. إذا بدا أنهم مترددون أو غير مرتاحين في الإجابة، فقد يكون من المفيد إعادة صياغة السؤال أو الانتظار حتى يشعروا براحة أكبر.

3. لا تسأل الكثير من الأسئلة مرة واحدة. امنح المرشحين وقتًا للإجابة على كل سؤال، ولا تحاول احتكار المحادثة. سيعطيهم ذلك الفرصة للاسترخاء والانفتاح أكثر.

باتباع هذه النصائح، ستتمكن من طرح أسئلة توضيحية تساعد المرشحين على التواصل بشكل أكثر فعالية.

 

• قم بعمل استجابات فعالة

1. تدرب على مهارات التحدث لديك.

2. التواصل الفعال من خلال الوسائل الكتابية وغير اللفظية واللفظية.

3. كن على دراية بالقنوات المختلفة التي يستخدمها فريقك للتواصل، وكن مستعدًا للرد بعدة طرق.

4. استمع باهتمام إلى فريقك وخذ ملاحظاتهم على محمل الجد.

5. كن استباقيًا في البحث عن معلومات وأفكار جديدة، وشاركها مع فريقك عندما يكون ذلك ممكنًا.

6. قم بتنمية علاقات قوية مع أعضاء فريقك، وكن على استعداد لتقديم الملاحظات وتلقيها بشكل بناء.

7. حافظ على موقف إيجابي، ولا تأخذ النقد على محمل شخصي.

8. ابق منظمًا وتتبع المواعيد النهائية، بحيث يمكنك البقاء على اطلاع بعبء العمل.

9. احتفل بالنجاحات على طول الطريق، واجعل فريقك يعلم أنك تقدر عملهم الشاق.

10. ابق متواضعا وتذكر أنه لا يوجد أحد مثالي - فحتى المديرين العظماء لديهم مجال للتحسين!

 

• حافظ على لغة الجسد الإيجابية

لكي تكون مديرًا ناجحًا، من الضروري أن تكون لديك مهارات اتصال ممتازة. التواصل غير اللفظي لا يقل أهمية عن التواصل اللفظي، وإليك 10 نصائح لمساعدتك على تحسين لغة جسدك:

1. الحفاظ على اتصال جيد بالعين.

عند التواصل مع الآخرين، تأكد من الحفاظ على التواصل البصري. سيساعدك هذا في توصيل رسالتك بوضوح ودون أي ارتباك.

2. الوقوف أو الجلوس بشكل مستقيم والاسترخاء.

عندما تكون في اجتماع أو محادثة، حاول الحفاظ على وضع مستقيم وإرخاء عضلاتك. سيعطي هذا صورة من الثقة والاحتراف.

3. لا تململ.

قد يكون من الصعب أن تظل هادئًا عندما تكون في موقف متوتر، لكن حاول ألا تململ. هذا لن يؤدي إلا إلى تفاقم الوضع.

4. لا تعقد ذراعيك أو ساقيك.

عندما تجلس على كرسي، تجنب عقد ذراعيك أو رجليك. هذا سيجعلك تبدو متوترًا ودفاعيًا.

5. لا تحدق في الشخص الذي تتحدث إليه.

عندما تتواصل مع شخص ما، تجنب السخرية منه أو التعبير عن أي تعبيرات وجه قد تبدو غاضبة أو عدائية. هذا سيجعل الموقف أكثر صعوبة لكليكما.

6. استخدم لغة الجسد الإيجابية عند التحدث مع الآخرين.

عندما تتحدث مع شخص ما، استخدم لغة الجسد الإيجابية مثل وضعية الاسترخاء والعيون المفتوحة. هذا سيجعلهم يشعرون بالراحة والثقة من حولك، مما سيؤدي إلى نتائج تواصل أفضل بشكل عام.

 

• كن إيجابيا ومشجعا

عندما يتعلق الأمر بإدارة الاتصال، من المهم أن تكون إيجابيًا ومشجعًا. فيما يلي سبع استراتيجيات لكونك مديرًا رائعًا لمهارات الاتصال.

1. ابدأ بموقف إيجابي.

ابدأ محادثاتك بموقف إيجابي، وحافظ على هذا الموقف طوال المحادثة. سيساعد هذا على تعزيز الثقة وتشجيع التواصل المفتوح.

2. تأكد من أن رسائلك واضحة.

تأكد من أن رسائلك واضحة وموجزة، واستخدم دائمًا لغة بسيطة عند التواصل مع موظفيك. سيساعد هذا في ضمان فهم الجميع لرسالتك ويمكنهم الرد وفقًا لذلك.

3. إبداء الرأي في الوقت المناسب.

تعد التعليقات جزءًا مهمًا من أي اتصال بين المدير والموظف، ويجب تقديمها في الوقت المناسب. سيساعد هذا في ضمان فهم موظفيك لتعليقاتك وقبولها، كما سيمنع ظهور أي سوء تفاهم.

4. تقديم الاعتراف والثناء في كثير من الأحيان.

قدم التقدير والثناء في كثير من الأحيان - سيساعد ذلك في تعزيز بيئة إيجابية وتشجيع الموظفين على الاعتزاز بعملهم.

5. حاول ألا تنتقد كثيرا.

يمكن أن يؤدي النقد إلى الإحباط والتعاسة داخل مكان العمل، لذا حاول تجنب ذلك قدر الإمكان. بدلاً من ذلك، قدم ملاحظات بناءة من شأنها أن تساعد موظفيك على تحسين أدائهم.

6. التحلي بالصبر - الصبر هو المفتاح عندما يتعلق الأمر بالتواصل مع الآخرين.

تحلى بالصبر عند التواصل مع موظفيك - الصبر هو المفتاح لتجنب أي سوء تفاهم أو خلافات تنشأ. تذكر أنه من المهم الحفاظ على نبرة بناءة طوال المحادثة لتجنب الإضرار بعلاقتك مع الموظف وثقتهم بك كمدير.

 

 

يستخدم المديرون الفعالون مهارات الاتصال لبناء علاقات مع مرؤوسيهم ومستخدمي الخدمة. تشمل هذه المهارات أن تكون متحدثًا معبرًا، ومستمعًا متعاطفًا، وقادة مقنعين، وحل المشكلات. من خلال فهم واستخدام هذه المهارات، يمكن للمديرين بناء أساس قوي لبناء الثقة وفعالية الإدارة.

التواصل الفعال هو مفتاح القيادة الفعالة. عند بناء علاقات مع المرؤوسين ومستخدمي الخدمة، من المهم للمديرين أن يكونوا متحدثين معبرة. هذا يعني أنهم قادرون على مشاركة أفكارهم ومشاعرهم بصراحة وصراحة. كمستمعين، يمكن للمدراء الجيدين فهم وجهة نظر الشخص الآخر ومراعاة مشاعرهم. كما أنهم قادرون على أن يكونوا قادة مقنعين، مما يعني أنه يمكنهم تحفيز الآخرين على اتباع توجيهاتهم. أخيرًا، المديرون الجيدون هم من يحلون المشكلات. هذا يعني أنهم قادرون على إيجاد حلول للمشاكل التي تم لفت انتباههم إليها. من خلال فهم مهارات الاتصال الخمس هذه واستخدامها، يمكن للمديرين بناء أسس قوية للإدارة الفعالة.

 

 

انظر هنا : دورة مهارات التواصل معتمد بشهادة