طريقة كتابة التقرير إحدى طرق كتابة المحتوى الرسمية الذي تحتاج إليه الشركات وعادة ما يطلب منك عند انعقاد المؤتمرات، وتتنوع طريقة كتابة التقارير فيوجد كتابة أكاديمية والرسمية والتقارير الوظيفية ولكل نوع وظيفة مختلفة، يمكنك معنا التعرف على كيفية كتابة التقرير وأهميتها.
ما هي طريقة كتابة التقرير وما المقصود به؟
في البداية دعنا نتحدث عن ما هو التقرير؟ التقرير عبارة عن إحدى نماذج كتابة المحتوى، وهو مستند يقدم كملخص عن مجموعة من المستندات أو موجز لأهم الأحداث أو لتحليل العديد من الأمور بشكل مبسط، وعادة ما يحتوي على نصائح وإرشادات تتعلق بالموضوع الذي صمم لأجله و يتسم بالإيجاز والوضوح، إليك السمات الأساسية لكتابة التقرير:
- تحديد الهدف لإنشاء التقرير.
- الاختصار والوضوح.
- اختيار لغة بيضاء واضحة والبعد عن التلاعب اللفظي.
- التقرير لا يعتمد فقط على إحصائيات دون دلائل، يجب أن يدعم بواسطة بيانات وإحصاءات.
- ذكر أهم النصائح المتعلقة بموضوع التقرير مع أهم الإجراءات التي يجب أخذها.
- يمكنك دعم التقرير الخاص بك بالرسوم البيانية، إذا احتاج لذلك وإيضاً الخرائط التوضيحية.
طريقة كتابة التقرير الاحترافية
إذا رغبت في إنشاء تقرير معترف به يمكنك إتباع بعض الأساليب التي تمكنك من الحصول على تقرير احترافي، إليك عناصر وخطوات كتابة تقرير ناجح بمختلف انواعه:
اولاً عناصر التقرير:
تتكون كتابة التقرير الأكاديمي من 3 عناصر أساسية، يمكننا ذكرها وشرح كيفية توظيفها بالتفصيل:
- المقدمة: المقدمة عدد من الأسطر يجب أن تكون نسبة وتناسب مع حجم التقرير، يذكر بها موضوع التقرير الأساسي والهدف وبعض ما سيذكر داخل صفحات التقرير.
- عرض التقرير: قلب التقرير التي يتم من خلاله عرض أهم المعلومات والبيانات والحقائق، وتعد من أهم العناصر التي يجب الحذر بها عند التفكير في طريقة كتابة التقرير.
- الخاتمة: تستخدم الخاتمة لعرض النتائج النهائية بعد مناقشتها في التقرير مع طرح تهم النصائح والتوصيات وتعد من أهم عناصر التقرير.
خطوات كتابة التقارير
تحديد هدف التقرير: قبل الشروع في التقرير يجب عليك تحديد الفكرة الاساسية والغرض المطلوب لأجله، وذلك من أجل معرفة نموذج التقرير وعدد الصفحات وكيف سيكون التنسيق، مع اتباع الإرشادات العامة للكتابة.
- البحث: أهم خطوة يجب التركيز بها جيداً حيث تستطيع من خلالها جمع المعلومات المتعلقة بسير كتابة التقرير، وعليك الاعتماد على الوثائق المعتمدة أو مواقع الإنترنت الموثوق منها، ويعد البحث أهم خطوة في طريقة كتابة التقرير.
- كتابة مسودة: يمكنك في البداية كتابة مسودة للصيغة الأولى التي حضرت في ذهنك، على أن تكون طبق الأصل من التقرير النهائي.
- المراجعة: يمكنك مراجعة التقرير بداية من المقدمة بتمهل، والتأكد من صحة المعلومات المطروحة من حيث صحتها وخلوها من الأخطاء الإملائية، ولا تتردد في عرض تقريرك على آخرين والحصول على تقييم نهائي لعرضه بشكل رسمي.
نصائح لكتابة تقرير ناجح
يمكننا منحك بعض النصائح الهامة التي يمكنك الاعتماد عليها عند كتابة التقرير، إليك أهم النصائح:
- التركيز على الإرشادات الممنوحة إليك والتي عادة ما تقدم من قبل طالب التقرير.
- يمكنك بدأ التقرير بالجزء الأقرب لقلبك ويجعلك تسترسل أثناء الكتابة، هذا طبعاً إذ لم يطلب منك ما يجب البدء به وهذا الحل الأمثل لطريقة لكتابة التقارير الناجحة.
- اعتمد الاختصار واستخدام المفردات البسيطة والغير معقدة، وتجنب التوسع الذي يمكن أن يسبب أخطاء أو التشتت عن الفكرة الأصلية.
- يعتمد في كتابة التقرير الفني أو متخصص يجب الاعتماد على مرجع خاص مع ذكر المصادر في آخر كل صفحة من التقرير، وإذا كان اعتمادك على الإنترنت يجب التوجه إلى المواقع الأكاديمية.
أهمية إنشاء التقارير
اعتمدت التقرير على أنها أحد سبل التواصل وإعطاء أهم الأنباء بشكل رسمي وأكثر جدية وذلك في المؤسسات والشركات والمدارس وغير ذلك، ويمكن أن نلخص أهمية التقارير في:
- نستطيع من خلال التقارير الحصول على تحليل كامل للبيانات بشكل مختصر.
- توضيح كل ما يتعلق بالأمر الذي انشأ من أجله التقرير بشكل واضح وبسيط.
- أسلوب جيد لطرح المشكلات ومقترحات الحلول.
- يتم الاعتماد عليه عند أخذ القرارات الهامة.
- إحدى وسائل التقييم وذلك لأنها أكثر المستندات دقة.
أهم أنواع التقارير
يوجد الكثير من التقارير التي يمكنك الاعتماد عليها في الأمور المختلفة ولكل طريقة كتابة تقرير سمات وخصائص تختلف على حسب نوعه، إليك أنواع التقارير ووظيفة كل نوع:
التقارير الرسمية:
التقرير الرسمي يتسم بالتنظيم وعادة ما يتم الحرص الشديد على الترتيب والتمسك بالحيادية، إذا رغبت اتباع طريقة كتابة التقرير الحقيقية يمكنك الانتباه إلى الابتعاد عن ضمير المتكلم مع مراعاة الاختصار، وذلك لكتابة التقارير الرسمية دون أخطاء.
التقارير الغير رسمية:
هي ببساطة عبارة عن الرسائل التي عادة ما نستخدمها فيما بيننا لإعطاء ملخص عن أمر ما وتكون بلغة تقليدية روتينية.
تقارير طويلة/قصيرة:
يتكون التقرير القصير من صفحة لا أكثر والتقرير الطويل يمكن أن يصل إلى 20 صفحة ويصرف البعض التقرير الطويل بأنه الأكثر أكاديمية ورسميه.
تقرير إعلامي تحليلي:
التقرير الإعلامي Informational Report يتمثل في التقرير السنوي المالية ويكون بغرض إعلام قسم ما في المؤسسة بما حدث في القسم الآخر في فترة زمنية محددة، و التقرير التحليلي يشبه إلى حد كبير في طريقة كتابة التقرير إلى التقرير الإعلامي، ولكنه يقدم بهدف تحليل مشكلة ما من جميع النواحي.
تقارير رأسية أو جانبية:
تسمى تلك التقارير بالرأسية أو الجانبية طبقاً لتوجيه التقرير، فإذا كان من ضمن تقارير العمل يسمى وموجه من الرؤساء للموظفين أو من الموظفين إلى الرؤساء يسمى تقرير رأسي، أما الذي ينقل بين الموظفين وبعضهم في حدود القسم الواحد عادة ما يكون تقرير جانبي Lateral Reports.
التقاير الخارجية/ الداخلية:
التقرير الداخلي هو التقرير الذي يدور بين المؤسسة الواحدة، أما التقرير الخارجي هو الذي يتداول بين الشركات وبعضها.
التقرير الدوري:
هو تقرير مرتبط بوقت محدد من قبل وعادة ما يكون نوع من التقارير الرأسية وعادة ما يكون أحد تقارير العمل الذي يتداول بين الموظفين والرؤساء.
تقارير المقترحات:
نوع مختلف إلى حداً ما عن التقارير المتعارف عليها، ويقوم ذلك النوع من التقارير على Request for proposal، وهو دعوة من شركة ما لعدد من الشركات في نفس مجال العمل، بهدف تقديم يد العون لها من أجل حل مشكلة ما تمر بها وإعطائها حلول ومقترحات وتتميز طريقة كتابة التقرير الخاص بالاقتراحات بالودية في الصياغة.
تقارير وظيفية:
تقارير العمل الوظيفية هي نوع من التقارير يضم الكثير من النماذج، وهو ليس نوع منفصل فيمكن أن يكون تقرير رأسي أو جانبي داخلي او خارجي فهو مجرد تصنيف لهويته وليس نوع، اهم نماذج ذلك التقرير:
- تقارير تسويقية.
- تقرير محاسبية.
- تقارير مالية.
تحدثنا في السطور السابقة عن طريقة كتابة التقرير وأهم السمات التي يجب توافرها في التقرير الناجح، كما عرضنا لكم أهم أنواع التقارير من بينهم تقارير العمل الأكثر تداولاً موضحاً وظيفة كل تقرير ولماذا تعد التقارير إلى الآن موضع أهمية لدى المؤسسات الكبرى ويتم الاعتماد عليها فى سير العمل.
الأسئلة الشائعة حول طريقة كتابة التقرير
يمكنك الحصول على أهم المعلومات التي مازلت تبحث عنها حول ذلك الموضوع من خلال أهم الأسئلة المتداولة بين الناس وإجاباتها المختصرة:
كم عدد مراحل كتابة التقرير؟
تمر مرحلة كتابة التقارير ب 4 مراحل وهم مرحلة الإعداد، مرحلة التنظيم ووضع الهيكل العام للتقرير، ومرحلة الكتابة، مراجعة التقرير.
ما هو البرنامج المسؤول عن كتابة التقارير؟
Power BI Desktop أفضل برنامج
