رجل الإدارة الناجح
يمتلك المؤهلات الأكاديمية العلمية والإلمام بأُصول الإدارة وقواعدها ومفاهيمها النظرية من خلال التعليم والتدريب لمواكبة كافة المستجدات.
يمتلك المهارة التطبيقية والقدرة على التعامل مع الآخرين والتصرُف في المواقف المختلفة من خلال الممارسة الفعلية وخبراتِهِ العملية.
الخبرة العملية تصقل مهارة الإداري وتجعلهُ أكثر قدرةً على ممارسة مهامهِ وتطبيقها على أرض الواقع .
المبادرة النظرية توفر لهُ القواعد والأسُس العلمية بدلاً من الاعتماد على اِسلوب التجربة والخطأ أو على الحدس أو التخمين الذي يجعل السلوك عرضة للعشوائية والخطأ.
العملية الإدارية
تتكون من العمليات الفرعية المتداخلة التي تُشكِل دورة نشاط متكاملة من خلال وظائفها الإدارية.
الوظائف الإدارية مترابطة مع بعضها البعض ومتصلة اتصالاً وثيقاً ويُكِمل بعضها بعضا، وعن طريق ممارسة الوظائف الإدارية يتم استغلال كافة موارد التنظيم من أجل الوصول إلى الأهداف التي تسعى المؤسسة إلى تحقيقها.
ولا تختلف العملية الإدارية بين القطاعين الحكومي والخاص أو بقية المنظمات الإقليمية والدولية.
تختلف أساليب تطبيق الوظائف الإدارية من مؤسسة لأخرى حسب طبيعة أعمالها وأهدافها وحجم نشاطها وخصائص العاملين فيها وبيئة العمل.
العملية الإدارية كنظام مفتوح
لتوضيح علاقة العملية الإدارية بمكونات التنظيم الأخرى والتي تمثل النظام في المؤسسة فإننا نستطيع أن نُميز عناصر النظام فيها على النحو التالي :
المُدخلات (INPUTS) :
وهي كل ما يدخل في النظام من طاقة تستغل من قبل الإدارة لتحقيق الأهداف وتتكون هذه المدخلات من :
- القوى البشرية.
- المواد الأولية.
- المعدات والأجهزة.
- البيانات والمعلومات.
- رأس المال.
- الأفكار والإبداعات.
عمليات التشغيل (PROCESSES) :
وهى سلسلة من النشاطات والأعمال تقوم بها المؤسسة في استغلال مُدخلاتها من الموارد المختلفة وتحويلها إلى مخرجات، فالعملية الإدارية تشكل محور النشاط في المؤسسة أما بقية النشاطات فيها فتمثل الإنتاج، التسويق ... إلخ.
المُخرجات (OUTPUTS) :
وهي منتجات المؤسسة سواء كانت سِلع أو خدمات، وهي نتيجة عمليات التشغيل التي تُستغل فيها موارد المؤسسة (المدخلات) .
ويتم بيع هذه المنتجات الى العملاء مقابل ثمن يعود ليدخل في دورة النظام (كمدخلات) تستخدم في إنتاج السلع الجديدة.
وقد يتم تقديم الخدمات مجاناً كما هو الحال في المؤسسات الحكومية أو بسعر رمزي للمواطنين، ولكنها في المقابل تحصل على أموال من ميزانية الدولة.
التغذية العكسية (FEED BACK ) :
وهي المعلومات التي يتلقاها النظام عن البيئة المحيطة به والتغيرات التي تطرأ عليها، وكذلك آثار وانعكاسات منتجات وخدمات المؤسسة على البيئة ودرجة تقبل البيئة لها.
ويتم على ضوء هذه المعلومات تقييم فعالية المؤسسة وإصدار التعديلات اللازمة.
وظائف الإدارة
هناك مجموعتين من الوظائف :
• الوظائف المتعاقبة.
• الوظائف المستمرة.
الوظائف المتعاقبة وهي :
1. التخطيط (PLANNING) :
- من أهم وظائف العملية الإدارية ، تعتمد عليه وظائف أخرى.
- يعمل على تحقيق الأهداف بشكل واضح.
- يَرسُم معالم الطريق الذي يجب أن تسير عليه المؤسسة في المستقبل.
- يوجه كافة النشاطات نحو تحقيق الأهداف.
- يُمَكِن الإدارة من تقييم مدى فاعليتها في إنجاز الأهداف الموضوعة.
2. التنظيم (ORGANIZING) :
- يتم بموجبه التوزيع المناسب للواجبات والمهام وتحديد الاختصاصات.
- يتم بموجبه توزيع السلطات والصلاحيات .
- تحديد العلاقات داخل المؤسسة وخارجها لكل وظيفة.
- اِقتراح وتوضيح الهيكل التنظيمي الذي يجمع جميع عناصر الإدارة في إطار موحد ويوضح العلاقات فيما بينها.
3. التوجيه والقيادة (LEADING &DIRECTING ) :
- وظيفة مهمة تتعلق بالعُنصر الإنساني.
- تُمكن الإدارة من تحقيق التنسيق والتعاون بين العاملين في المؤسسة.
- تُحفيز وشحذ نشاط العاملين لتحقيق الأهداف.
- تُوفر المعلومات والإرشادات اللازمة للعاملين لمساعدتهم في تنفيذ مهامهم على أكمل وجه.
- توفُر بيئة العمل الملائمة لتمكين العاملين من إشباع حاجاتهم وتحقيق أهدافهم.
4. الرقابة : ( CONTROLLING) :
- تتأكد الإدارة من خلالها أن الأهداف تتحقق بكفاءة وفعالية .
- اكتشاف أسباب التدهور في الأداء ومعالجتها وإرشاد الموظفين وتوجيههم وتطوير أدائهم .
الوظائف المستمرة :
1. الاتصال ( COMMUNICATION ) :
- عملية تبادل المعلومات والآراء ووجهات النظر والمشاعر بين العاملين.
- الأوامر والتعليمات التي تصدر من الإدارة العليا لبقية العاملين.
- الاقتراحات أو الشكاوى التي ترفع من المستويات الدنيا للإدارة العليا.
- هذه الاتصالات يمكن أن تكون رسمية وغير رسمية.